Naše storitve

V skladu z določbami ZZPri ima zavezanec dolžnost pripraviti notranje akte, ki so namenjeni transparentnosti zagotavljanja izvajanja notranje prijave v skladu z zakonom, ki zagotavlja popolno zaščito identitete prijavitelja ter zaupnost prijave. To pomeni, da morajo biti znotraj organizacije sprejeti ukrepi, ki zagotavljajo popolno anonimnost prijavitelja in s tem jasno omogočajo skladnost s prepovedanim razkritjem identitete prijavitelja ter vsebine prijave.

Uvedba internih aktov ni dovolj za zagotavljanje ustrezne integritete organizacije. Da bi bilo delovanje in integracija ZZPri v delovno okolje kar najbolj učinkovito, moramo predhodno urediti potrebno dokumentacijo in delovne postopke.

To med drugim pomeni, da moramo urediti način evidentiranja prijav ter anonimiziranje osebnih podatkov. Vendar moramo imeti možnost komunicirati s to anonimno osebo. Hkrati moramo zagotoviti tudi ustrezno varovanje osebnih ter pridobljenih podatkov v procesu, ki so povezani s prijavami.

Dodatno moramo upoštevati tudi delovno pravo, saj so prijavitelji lahko zaščiteni kot žvižgači in imajo tako lahko pravico do varstva pred odpovedjo pogodbe o zaposlitvi ali drugih diskriminatornih ukrepov.

Pri Lex Integri vam brezplačno pripravimo predlogo internih aktov, pripravljenih za vašo uporabo z označenimi mesti vpisa podatkov organizacije in podatkov zaupnikov.

Zavezanec po ZZPri je odgovoren za določitev osebe, ki bo skrbela za učinkovito implementacijo zakonskih določil v organizaciji - to osebo zakon imenuje Zaupnik. Zaupnik mora biti zaposlen znotraj organizacije in je odgovoren za izvajanje procesov skladno z določili ZZPri.

V Lex Integri Zaupniku nudimo uvodno izobraževanje za razumevanje vseh aktivnosti. Dodatno lahko strokovno pomagamo v procesu obravnave prijav, vendar lahko le Zaupnik opravlja naloge v zvezi z izvajanjem obravnave prijav in zagotavljanjem zaščite prijaviteljev.

Naloge zaupnika so številne in obsegajo:

• obravnavo prijav,
• komunikacija s prijaviteljem v skladu z varstvom po ZZPri,
• nudenje informacij o pravnih možnostih v primeru povračilnih ukrepov,
• sodelovanje z organi za zunanjo prijavo,
• preizkušanje notranjih prijav za ugotavljanje skladnosti s predpisi.

V Lex Integri vam posredujemo vso potrebno dokumentacijo o postopku imenovanja zaupnika in o njegovih aktivnostih in nalogah. Za najvišjo stopnjo pripravljenosti zaupnika na delo pa izvedemo tudi spletni klic z namenom skupnega pregleda dokumentacije in dodatnega informiranja zaupnika.

V skladu z ZZPri je zavezanec v organizaciji dolžan vzpostaviti digitalne rešitve za oddajo, pregled in varovanje prijav neskladnosti s strani prijaviteljev. V procesu izvajanja je bistveno, da po pomoti ne pride do kršitev, ki bi za sabo pripeljale dodatne nepotrebne situacije, delo in potencialne kazni. Ena izmed možnih rešitev je uporaba posebne platforme oz. aplikacije, ki jo eksluzivno ponujamo v Lex Integri. Namenska aplikacija "Whistleblower" je prilagojena slovenski zakonodaji in ZZPri in omogoča vzpostavitev popolnoma skladne prijavne poti.

Aplikacija tako omogoča naročnikom, da ponudijo povsem skladno in anonimno oddajo prijav, hkrati pa zagotavlja, da so prijave ustrezno evidentirane in obdelane v skladu z zakonskimi zahtevami. Poleg tega aplikacija zagotavlja zaupniku enostavno obravnavo prijav, in anonimno komunikacijo s prijavitelji ter nudi informacije o zaščiti po ZZPri.

Vzpostavitev aplikacije "Whistleblower" ena izmed naboljših in najenostavnejših rešitev za vzpostavitev notranjih poti prijav v organizaciji. Njeno delovanje in uporaba, usklajena z zakonodajo, popolnoma zagotavlja ustrezno zaščito prijaviteljev in pripomore k doseganju ciljev ZZPri v organizaciji.

Pri posredovanju prijav o domnevnih kršitvah in nepravilnostih je pomembno, da so procesi jasno definirani in da se vsi zaposleni zavedajo svojih obveznosti ter postopkov. Kljub temu pa lahko prihaja do različnih zapletov, ki lahko ovirajo uspešno posredovanje prijave ali pa povzročijo neskladnost z zakonom in morebitnimi globami.

Pri praktični implementaciji in izvedbi vseh korakov in prilagoditvah za vašo organizacijo smo vam na voljo s svetovanjem o uporabi dobrih praks iz naših izkušenj. Zagotovimo vam vso potrebno gradivo za usposabljanje za vaših zaposlenih, da bodo dobro seznanjeni z vsemi postopki in obveznostmi glede prijave nepravilnosti.

Vsako podjetje, želi biti skladno s predpisi. Lex Integra to storitev izvede po implementaciji zahtev zakona v vaši organizaciji. Skrbni pregled predstavlja potrditev, da vaša organizacija izpolnjuje vse zahteve in standarde, ki jih predpisuje zakon ZZPri glede varstva prijaviteljev kršitev in osebnih podatkov. S pridobitvijo dokumenta o opravljenem Skrbnem pregledu vaša organizacija javno izraža zavezanost k transparentnosti in integriteti ter zagotavlja, da so vse notranje poti prijav urejene v skladu z zakonom.

Potrdilo o skrbnem pregledu skladnosti lahko pozitivno vpliva na zaposlene, saj se bodo počutili varneje in zaščitene, ko bodo poročali o kršitvah znotraj organizacije. Potrdilo tudi izkazuje visoko raven profesionalnosti in etičnosti vaše organizacije, kar krepi zaupanje javnosti v vaše poslovanje in prinaša konkurenčno prednost na trgu.

Namen potrdila skladnosti z ZZPri je zagotoviti, da se organizacije zavežejo k doslednemu in zakonitemu ravnanju pri varovanju osebnih podatkov in zaščiti prijaviteljev kršitev. Potrdilo omogoča preglednost in odgovornost organizacij na področju varstva osebnih podatkov ter krepi zaupanje javnosti v organizacijo. Storitev ugotavljanja skladnosti z zakonom in izdajo Potrdila za vas pripravimo popolnoma brezplačno.

Letna poročila o stanju prijav o domnevnih kršitvah in nepravilnostih so pomemben instrument za pregledovanje učinkovitosti notranjih kontrol in postopkov za obravnavanje kršitev in nepravilnosti v organizaciji. Poročilo vsebuje pregled števila in vrste prejetih prijav, ukrepe, ki so bili sprejeti za reševanje posameznih primerov, ter analizo učinkovitosti notranjih kontrol in procesov za obravnavanje kršitev.

Vsi podatki vam bodo vedno na voljo v aplikaciji. Ob redkem poročanju kot je letno pride do pomanjkanja prakse. Še posebej, če se standardi za poročila spreminjajo. Priprava letnega poročila je obveznost organizacije, saj je to pomemben del njenega nadzornega sistema in zavezanost k transparentnosti in odgovornosti. Pri tem pa je ključno, da je poročilo ustrezno pripravljeno tako po formalni kot tudi po vsebinski plati, kjer na vašo željo vstopimo tudi mi in v sodelovanju z zaupnikom pripravimo kakovostno in ustrezno letno poročilo. 

Skupaj zagotovimo, da je poročilo pravočasno, ustrezno in pregledno ter da izpolnjuje vse zahteve in smernice, ki jih določa zakonodaja.

Po dogovoru z naročnikom, bomo izvajali kvartali ali pol letni test delovanja sistema, s katerim bomo preverili tehnično brezhibnost rešitve in odzivnost vseh deležnikov udeleženih v procesu obdelave prijave.

Prisotnost pri izvajanju procesa je za organizacijo dobrodošla. Zagotavlja, da se proces obdelave prijav izvaja v skladu z Zakonom o zaščiti prijaviteljev ter drugimi relevantnimi zakoni in smernicami. Naša ekipa strokovnjakov je usposobljena za izvajanje procesa in lahko pomaga pri reševanju morebitnih zapletov ali vprašanj, ki se lahko pojavijo med postopkom.

Pri izvajanju procesa se vedno držimo strogega kodeksa ravnanja in etičnih načel, ki so v skladu s standardi vodenja postopkov za zaščito prijaviteljev. Naše delovanje je zasnovano na visoki stopnji integritete in transparentnosti, pri čemer smo vedno osredotočeni na varovanje vaše organizacije in zaposlenih pred morebitnimi kršitvami ali nepravilnostmi.

Sodelovanje z nami vam omogoča, da imate pri izvajanju procesa za zaščito prijaviteljev strokovno in zanesljivo podporo. Lahko se osredotočite na svoje jedrne poslovne dejavnosti, medtem ko poskrbimo za vse vidike procesa zaščite prijaviteljev. Z našim strokovnim znanjem in izkušnjami lahko zagotovimo učinkovito in varno izvajanje postopkov, ki bodo vaši organizaciji omogočili, da doseže svoje cilje in se razvija v skladu z najvišjimi standardi poslovnega delovanja.

Vedno je pomembno, da se zaposleni redno izobražujejo o svojih obveznostih in odgovornostih v skladu z zakoni in predpisi. Ob izbiri storitve za vas pripravimo posebno dokumentacijo za samoizobraževanje, ki vključuje različne pdf dokumente in navodila za izvajanje postopkov, povezanih z Zakonom o zaščiti prijaviteljev in z uporabo aplikacije Whistleblower.

S tem vam omogočamo, da vaši zaposleni kadarkoli in kjerkoli dostopajo do gradiv, ki jih potrebujejo za pravilno izvajanje postopkov prijav in varovanja prijaviteljev. Na ta način se lahko vaša organizacija učinkovito pripravi na uvedbo zakona, kar pa lahko pozitivno vpliva na ugled vaše organizacije in zaposlenih ter poveča zaupanje javnosti.

Izobraževanje je namenjeno vsem deležnikom v organizaciji. Na ta način podjetje zaposlenim omogoči transparentno prijavo nepravilnosti pa tudi drugih tipov prijav, kot so naprimer predlogi za izboljšave, predlogi inovacij, podajanje mnenj itd. V skladu z zakonodajo o prijavi nepravilnosti, morajo organizacije z več kot 50 zaposlenimi obvezno urediti to področje ter vzpostaviti učinkovit kanal za oddajo prijav domnevnih kršitev znotraj organizacije.

Med izobraževanjem bomo zaposlenim predstavili področje in okvire zakona, možnosti oddaje prijave v vaši organizaciji, tipe prijav in postopke v vaši organizaciji.

Podjetja, ki se odločijo za vlaganje v takšno vrsto izobraževanja, ne le izpolnjujejo zahteve zakonodaje, temveč tudi aktivno prispevajo k izgradnji transparentnega in zaupanja vrednega delovnega okolja. To prispeva k povečanju zadovoljstva zaposlenih ter utrjevanju njihove zvestobe. Hkrati pa tudi zmanjšuje tveganje za morebitne prihodnje pravne spore, finančne kazni ali druge negativne posledice, ki bi lahko izhajale iz nepravilnosti v poslovanju.